سامانه یکپارچه کنترل تردد و حضور و غیاب






نرم افزار يکپارچه کنترل تردد پرسنل, ارباب رجوع, خودرو, مديريت رستوران, پارکينگ تحت شبکه با قابليت اتصال از طريق نرم افزار و وب با ساختارمديريت توزيع شده مناسب شرکت ها / سازمان های متوسط و بزرگ


با توجه به گسترش روز افزون فنآوري در عرصه هاي مختلف اداري و تجاري امروزه بهره گيري از سامانه هاي هوشمند به امري اجتناب ناپذير مبدل شده است. دراين ميان دو عرصه امنيت و بهينه سازي استفاده از منابع از اهميت بسيار بالايي برخوردار مي باشد. برقراري امنيت در محيط کار هميشه از اصلي ترين دغدغه هاي هر مديريت بوده و مي باشد. همچنين بزرگترين سرمايه هر مدير, بهره گيري مناسب از نيروي انساني آن مديريت مي باشد.

براي تحقق اين دو اصل بهره گيري از ابزار و امکانات مناسب براي کنترل و نظارت مستمر اجتناب ناپذير مي باشد. براي اين منظور امروزه با استفاده از فنآوري هاي RFID و سامانه هاي نرم افزاري مي توان هر نوع نياز به برقراري امنيت و نظارت بر عملکرد پرسنل را تحت پوشش قرارداد.

شرکت فنآوري اطلاعات و ارتباطات تسنيم در اين راستا اقدام به توليد سامانه جامع کنترل تردد و حضور و غياب نموده است که در آن اکثر نيازهاي سازماني در خصوص مراجعات, تردد پرسنل, تردد خودرو ها, تکريم ارباب رجوع، رستوران و نياز هاي مديريتي در هر سازمان پيش بيني شده است. از آنجا که کليه سخت افزارها و نرم افزارهاي به کار رفته در اين سامانه طراحي و توليد واحد تحقيق و توسعه اين شرکت مي باشد, کليه نيازهاي بومي در خصوص سيستم هاي کنترل تردد و حضور و غياب در اين سامانه پيش بيني شده است و اين تعاريف با توجه به نيازهاي سازماني مختلف به سادگي قابل تغيير مي باشد.


مشخصات اصلي سامانه : 

حضورو غياب
کنترل تردد پرسنل
کنترل تردد ارباب رجوع
مشخصات برنامه در حالتWEB
مشخصات برنامه در حالتApplication
کنترل تردد خودروها

نحوه استفاده:در اين سامانه جهت آسان سازي امر تردد سيستم حضور و غياب پرسنل و سيستم کنترل تردد ارباب رجوع در يک مجموعه واحد در نظر گرفته شده است. از اين رو با توجه به گستره اين سامانه در زمينه حضور و غياب پرسنل و کنترل تردد ارباب رجوع, ساختار جديدي در خصوص مديريت اين امر در نظر گرفته شده است. براي اين منظور هر اداره کل به عنوان يک گروه در نظر گرفته شده و به سيستم معرفي مي گردد. هر گروه داراي يک مجموعه از اعضا مي باشد که پرسنل هر اداره اعضاء گروه مرتبط با آن اداره را تشکيل مي دهند.

از بين پرسنل هر گروه بسته به صلاح ديد مديريت چند نفر به عنوان نماينده مديريت آن گروه به سامانه معرفي مي گردد. تمامي کارهاي مرتبط با حضور و غياب پرسنل و کنترل تردد ارباب رجوع پرسنل گروه از طريق اين اشخاص قابل اجرا و پيگيري مي باشد.

هر گونه تردد به داخل و خارج از سازمان با استفاده از کارت تردد معتبر امکان پذير مي باشد. براي اين منظور يک کارت ويژه تردد در اختيار تمامي پرسنل قرار مي گيرد. جهت حضور ارباب رجوع نيز در زمان مراجعه يک کارت تردد به صورت اماني در اختيار ارباب رجوع قرار خواهد گرفت.

در ادامه نحوه عملکرد سيستم در هر يک از اين حالات بررسي مي گردد:

 

2) سامانه حضور و غياب:

جهت ايجاد سهولت در امر تردد و بر طرف سازي نقص هاي موجود در سيستم حضور و غياب قبلي, حضور و غياب پرسنل از اين پس بر پايه تردد ايشان به داخل و يا خارج از سازمان محاسبه مي گردد. براي اين منظور از گيت هاي تردد دروازه اي استفاده مي گردد. براي اين منظور کافي است تا پرسنل در زمان ورود و يا خروج کارت تردد خود را مقابل گيت گرفته, تا پس از شناسايي کارت مسير براي تردد ايشان باز گردد.

بديهي است که هر گونه تردد پرسنل در بازه زماني کاري شيفت پرسنل به منزله کسر کار در نظر گرفته خواهد شد.

2-1) ماموريت و مرخصي:

از آنجايي که هرگونه ماموريت و مرخصي پرسنل با هماهنگي و تاييد مديريت مربوطه صورت مي پذيرد, اين سامانه ابزار کمکي براي سهولت در اين امر به شمار مي آيد. براي اين منظور پس از تاييد ماموريت و يا مرخصي توسط مديريت کافي است تا ماموريت و يا مرخصي مورد نظر براي پرسنل مربوطه در نرم افزاري که در اختيار مديريت قرار مي گيرد ثبت گردد. انجام اين عمليات توسط نمايندگان مديريت در هر گروه که پيش تر توضيح داده شد, امکان پذير مي باشد.

بديهي است که پس از ثبت ماموريت و يا مرخصي, تمامي تردد هاي پرسنل مربوطه در بازه زماني ثبت شده به صورت خودکار به عنوان ماموريت و مرخصي در نظر گرفته مي شود. هيچ گونه محدوديتي در زمان ثبت ماموريت و مرخصي وجود ندارد, به اين معني که عمليات ثبت مي تواند پس از موعد ماموريت و مرخصي مذکور نيز صورت پذيرد که در اين صورت سيستم محاسبات مربوط به تردد هاي آن بازه زماني را در زمان ثبت اصلاح مي نمايد.

 

3) سامانه کنترل تردد ارباب رجوع:

در راستاي اجرايي سازي امر تکريم ارباب رجوع و به جهت نظم بخشي به امر تردد ارباب رجوع سامانه اي در نظر گرفته شده است تا تمامي مراجعات به سازمان از طريق اين سامانه قابل پيگيري و کنترل باشد. از آنجايي که هر مديريت بايد نسبت به مراجعات مجموعه خود اطلاع داشته باشد, هرگونه مراجعه به افراد از اين پس بايد با هماهنگي مديريت مربوطه باشد. براي اين منظور پرسنل مي توانند به نمايندگان مديريت در هر گروه مراجعه نموده و زمان حضور ارباب رجوع خود را اعلام دارند. پس از ثبت ارباب رجوع مورد نظر در نرم افزار توسط نماينده مديريت, نگهبان فرد مورد نظر را در ليست مراجعين تاريخ ثبت شده مشاهده مي نمايد. در زمان مراجعه فرد مذکور, کارتي ويژه يکبار تردد در اختيار فرد مذکور قرار مي گيرد.

جهت مراجعاتي که از پيش هماهنگ نشده اند, پس از مراجعه ارباب رجوع به نگهباني و اعلام کار خود, نگهباني با واحد مربوطه هماهنگي مورد نياز را انجام داده و در صورت نياز کارتي ويژه تردد در اختيار ايشان قرار مي دهد. پس از مراجعه ارباب رجوع به واحد مربوطه, تاييد ملاقات بايد در نرم افزار توسط نمايندگان مديريت ثبت گردد, تا سيستم مجوز خروج براي ارباب رجوع مربوطه را صادر نمايد.

 

4) سامانه کنترل تردد خودرو ها:

براي اين منظور از امکانات سيستم هاي RFID با برد بلند استفاده مي گردد. در اين سامانه براي هر خودرو که مجاز به استفاده از پارکينگ مي باشد يک برچسب RFID در نظر گرفته مي شود که در پشت آينه داخل خودرو نصب مي گردد.هنگام ورود و يا خروج خودرو, زماني که خودرو مذکور به راهبند نزديک مي گردد, شناسه برچسب توسط آنتن مربوطه شناسايي گرديده و در صورت تاييد شناسه مسير براي تردد خودرو باز مي گردد.

5) قابليت توسعه:

استفاده از سيستم هاي گوناگون در سازمان ها به صورت جزيره وار براي مدت زيادي است که سبب از بين رفتن منابع, افزايش نياز به نيروي انساني و پيچيدگي در امر مديريت مي گردد. از اين رو بهره گيري از سيستم هاي با قابليت تعامل و تمرکز در امر مديريت امري بديهي به نظر مي رسد. از اين رو در سامانه جديد سعي بر آن بوده است تا تمامي سيستم هاي مورد نياز براي امر تردد به صورت يکپارچه و در قالب يک نرم افزار تهيه گردد.

در طراحي سامانه جديد امکان برقراري ارتباط با ساير سيستم هاي موجود در نظر گرفته شده است. براي مثال مي توان ورودي هاي مورد نياز سيستم امور مالي را که پيشتر به صورت دستي از خروجي گزارشات سامانه حضور و غياب ثبت مي شد, را مي توان به صورت خودکار از اين سامانه دريافت نمود.

در ادامه طرح قصد بر آن است تا ساير سيستم هاي ايمني و امنيتي سازمان مانند دوربين هاي مداربسته, سيستم اعلام حريق, سيستم کنترل تردد و ... را با اين سيستم يکپارچه نمود. از مزاياي اين امر مي توان به افزايش بهره وري هر کدام از سيستم ها در زمان برقراري تعامل با ساير سيستم ها اشاره نمود.

6) تکريم ارباب رجوع:

با بهره گيري از اين سامانه زمان حضور ارباب رجوع, محل رجوع و فرد پاسخگو در سيستم مشخص مي باشد. با بررسي چرخه کار در هر ناحيه از سازمان و تعيين زمان معمول براي هر کار, مي توان مدت زمان مورد نياز براي هر کار را بر آورد نمود. در صورتي که زمان مراجعه ارباب رجوع با توجه به نوع کاري که براي آن به سازمان مراجعه کرده است, بيشتر شد مي توان خللي را در امر خدمات رساني در چرخه سازمان مشاهده نمود. با پيگيري سوابق کار و مراجعات فرد مورد نظر از طريق اين سامانه مي توان از سردرگمي, خدمات رساني نامناسب و يا احمال در کار کارمندان جلوگيري نمود.

7) وسعت پياده سازي:

با بهره گيري از زير ساخت هاي مخابراتي, امروزه برقراري ارتباط بين مراکز وابسته به سهولت امکان پذير مي باشد. از اين رو در معماري اين سامانه امکان برقراري ارتباط بين چندين سرور پيش بيني شده است تا در آينده با استفاده از خطوط پرسرعت مانند MPLS امکان برقراري ارتباط بين سيستم هاي نرم افزاري مراکز مختلف سازمان وجود داشته باشد.

براي مثال مي توان پس از صدور حکم ماموريت براي يک مرکز, مورد ثبت شده را از طريق سرور ها به مرکز مقصد اعلام کرده تا در زمان حضور فرد مورد نظر, بدون نياز به هماهنگي بيشتر مجوز ورود در تاريخ مورد نظر صادر گردد.

8) پدافند غير عامل:

پدافند غير عامل کم هزينه ترين و غير مستقيم ترين راه مقابله با هرگونه بحران و يا خطر احتمالي مي باشد که مقاصد و اهداف سازمان را مورد تهديد قرار مي دهد. براي اين منظور در تهيه و تدارک هر گونه امکانات و يا تجهيزات اعم از سخت افزاري و يا مديريتي بايد نقاط آسيب و يا نقاط قوت آن شناسايي گردد. براي اين منظور امر مراجعات به سازمان و همچنين نحوه عملکرد پرسنل و شناسايي آسيب هاي احتمالي در هر مورد به دقت مورد بررسي قرار گرفته و راهکار هاي مورد نياز در هر بخش در طراحي اين سيستم مورد نظر قرار داده شد. در ادامه به بعضي از اين موارد اشاره مي گردد:

  • عدم وجود سوابق قابل ارجاع از مراجعات به سازمان
  • عدم اطلاع مديريت ها از مراجعات به پرسنل آن حوزه
  • وجود سيستم دستي براي اعلام ماموريت و يا مرخصي
  • عدم امکان تشخيص مراجعات بي مورد به سازمان
  • وجود ارتباط مستقيم بين نگهبان و ارباب رجوع
  • عدم دسترسي به کل اطلاعات براي تصميم گيري مديريت کل
 

9) مزاياي کلي سيستم:

  • کاهش نيروي انساني مورد نياز نگهباني و حضور و غياب
  • حذف خطاهاي انساني احتمالي در سيستم مراجعات سازمان
  • جلو گيري از سوء استفاده از سيستم حضور و غياب
  • عادلانه سازي محاسبات سيستم حضور و غياب سازمان
  • حذف خطاي انساني با بهره گيري از تجهيزات
  • ايجاد ابزار مناسب نظارت بر پرسنل براي مديريت
  • ثبت و نگه داري سوابق حضور و غياب پرسنل به مدت نامحدود
  • ثبت و نگه داري سوابق ماموريت و مرخصي پرسنل به مدت نامحدود
  • ثبت و نگه داري سوابق مراجعات ارباب رجوع به سازمان
  • جمع آوري اطلاعات آماري از ميزان فعاليت پرسنل در هر بخش از سازمان